Lambang BAPENDA Provinsi Lampung Sistem Surat BAPENDA Provinsi Lampung
Masuk

Aplikasi internal BAPENDA Provinsi Lampung

Surat masuk dan keluar tercatat rapi, dari penerimaan sampai pengiriman.

Bagian umum mencatat surat masuk, pegawai menyusun konsep surat keluar, kepala memeriksa dan menandatangani, lalu disposisi diteruskan ke pelaksana. Setiap perpindahan status tercatat di lini masa yang bisa dipantau.

Kirim surat ke BAPENDA Lacak status surat Masuk akun kedinasan

Warga dan badan usaha bisa mengirim surat tanpa akun, lalu memantau tindak lanjutnya dengan kode tiket.

Contoh status berkas

Menunggu persetujuan

  1. Konsep selesai disusun

    Diajukan ke kepala untuk diperiksa

  2. Diperiksa dan ditandatangani

    Kepala memberi keputusan setuju atau revisi

  3. Dikirim ke tujuan

    Dokumen dikirim via email dan diarsipkan

Ilustrasi alur, bukan data surat sungguhan.

Alur kerja surat

Empat tahap yang dilalui setiap berkas. Status berubah otomatis setiap ada tindakan, jadi tidak ada tahap yang hilang dari catatan.

  1. 1

    Pencatatan

    Surat masuk dicatat beserta nomor, pengirim, dan tanggalnya, lalu berkas PDF atau JPG diunggah. Surat keluar disusun sebagai konsep lengkap dengan instansi dan email tujuannya.

  2. 2

    Pemeriksaan dan tanda tangan

    Kepala memeriksa konsep di menu persetujuan. Surat yang disetujui ditandatangani digital memakai passphrase sertifikat miliknya. Surat yang ditolak kembali ke penyusun beserta catatan revisi.

  3. 3

    Disposisi dan tindak lanjut

    Surat diteruskan ke pelaksana beserta instruksi dan batas waktunya. Penerima memperbarui status pengerjaan dari dibaca sampai selesai, dan pemberi disposisi mendapat kabar otomatis.

  4. 4

    Pengiriman dan arsip

    Surat yang disetujui dikirim via email ke alamat tujuan beserta lampiran dokumennya. Laporan rekap bisa disaring per periode lalu diunduh sebagai CSV atau dicetak.

Siapa mengerjakan apa

Tiga peran dengan batas wewenang masing-masing. Menu dan tombol yang bukan wewenangnya tidak ditampilkan dan tidak bisa dibuka lewat alamat langsung.

Bagian umum dan admin

Pengelola administrasi harian

  • Mencatat, mengubah, dan menghapus surat masuk dan keluar
  • Mengatur siapa saja yang boleh membuka surat rahasia
  • Mengelola akun pengguna dan perannya
  • Mengirim surat yang sudah disetujui dan mengunduh laporan

Kepala dan sub bagian

Pemeriksa dan pemberi keputusan

  • Memeriksa konsep, menyetujui atau menolak beserta catatan
  • Menandatangani surat digital dengan passphrase pribadi
  • Meneruskan disposisi ke pelaksana berikut batas waktunya
  • Memantau seluruh surat lewat pelacakan dan laporan

Pegawai

Penyusun dan pelaksana

  • Menyusun konsep surat keluar dan mengajukan persetujuan
  • Mengerjakan disposisi yang diterima sampai selesai
  • Memantau surat yang berkaitan dengan tugasnya
  • Mengelola profil, kata sandi, dan sertifikatnya sendiri

Cara sistem menjaga berkas

Pengaman berlapis, dari pintu masuk sampai isi berkasnya. Istilah teknis di bawah ditulis apa adanya agar bisa dicek.

Akun dan sesi masuk

Masuk memakai email dan kata sandi lewat CodeIgniter Shield. Kata sandi disimpan sebagai hash bcrypt, bukan teks asli. Sesi login kedaluwarsa otomatis, ada opsi ingat perangkat, dan setiap form dilindungi token CSRF agar tidak bisa dikirim dari situs lain.

Batas wewenang peran

Setiap peran punya daftar halaman yang boleh dibuka. Pemeriksaan dilakukan dua kali: di alamat route dan di dalam controller. Pegawai hanya melihat surat yang berkaitan dengan tugasnya (sebagai penyusun, penanggung jawab, atau penerima disposisi); sisanya disembunyikan dari daftar maupun pencarian.

Surat rahasia terenkripsi

Berkas surat rahasia disimpan terenkripsi memakai libsodium secretbox dengan kunci turunan per berkas dari kunci induk di konfigurasi server. File dibuka lewat satu jalur unduhan yang memeriksa izin dulu, lalu didekripsi sesaat di memori. Membaca file langsung dari disk tidak menghasilkan dokumen yang bisa dibuka.

Tanda tangan digital internal

Kepala menerbitkan sertifikat X.509 RSA-2048 dari halaman profilnya, dikunci dengan passphrase yang hanya ia tahu. Saat menyetujui, hash SHA-256 dokumen ditandatangani dan keasliannya bisa diverifikasi ulang di halaman surat. Sertifikat ini dibuat mandiri oleh sistem untuk pengesahan internal, bukan sertifikat BSrE.

Jejak audit setiap perubahan

Setiap perpindahan status dicatat beserta siapa yang melakukannya dan kapan, lengkap dengan keterangannya. Riwayat ini tampil sebagai lini masa di tiap surat dan tidak bisa diubah dari antarmuka pengguna.

Sudah punya akun kedinasan?

Masuk untuk mencatat surat, memeriksa pengajuan, atau menindaklanjuti disposisi. Akun baru didaftarkan oleh admin.

Masuk ke sistem